Бронирование столов

Настройка и активация в Панели администрирования

Перед началом

☝🏻Для использования модуля необходимо сначала настроить Залы и Столы. Отдельно в карточке модуля данные опции настраивать не нужно.

• Перед активацией убедитесь, что в Панели администрирования в разделе Настройки:
  • Созданы все Залы для торговой точки/точек
  • Добавлены Столы с указанной вместимостью

Активация

• В Панели администрирования перейдите в раздел Начальная
• В блоке Все приложения нажмите на Приложения → Просмотреть все программы → выберите в перечне Бронирование столов
• В следующем окне вы можете увидеть изображение работы приложения и ознакомиться с описанием
• Нажмите Открыть приложение
• Активируйте переключатель Активировать бронирование столов

• В Панели администрирования сбоку перейдите к разделу Мои приложения → Все приложения → выберите в перечне Бронирование столов

• Далее в блоке Конфигурации залов просматриваете доступные залы и столы

Параметры бронирования

В блоке Основные параметры бронирования устанавливается:

• Стандартная длительность — длительность, которая будет устанавливаться автоматически при бронировании
• Минимальная длительность — длительность, время бронирования которой не может быть меньше
• Максимальная длительность — длительность, время бронирования которой не может превышать
• Часовой интервал сетки — например если установлено 30 мин, то бронирования могут быть с шагом 10:00, 10:30, 11:00 и так далее
• Буферное время бронирования — время на уборку и подготовку столов между бронированиями. Например если установлено 5 мин — после окончания бронирования стол 5 минут будет недоступен
• За сколько времени до начала бронирования становится недоступным — например если установлен 1 час, тогда при бронировании на 20:00 после 19:00 стол становится недоступным

Дополнительно можно настроить Автоматические действия системы:

• Автоматически менять статус на «Не пришли» — если посетители опаздывают на установленное время — статус бронирования меняется на Не пришли
• Автоматически освобождать стол после окончания — через какое время автоматически освобождать стол после окончания времени бронирования. Если кассир самостоятельно не закрывает заказ — он закроется автоматически после окончания периода бронирования через установленное время.

В блоке Дополнительные возможности можно настроить:

• Комментарии — даёт возможность кассиру добавлять пожелания клиента к бронированию в виде комментариев
• Блокировка столов — будет доступна возможность блокировки столов на определённый период с указанием причины: Технические работы, Частное мероприятие, Обслуживание/ремонт и Другое (при выборе другое дополнительно можно указать Комментарий)
• Объединение столов — позволяет объединять между собой соседние столы для случаев, если для бронирования необходимо устанавливать большое количество гостей

POS-терминал

Как найти приложение и работа с ним в POS-терминале

• В POS-терминале переходите в раздел Меню → Дополнительные возможности → выбираете Бронирование столов и далее будете наблюдать окно с вкладками Календарь и История

Календарь

• Сверху доступны следующие фильтры:
  • Статус — отображать только бронирования с определённым статусом: Все, Активные и Запланированные
    • Дополнительно может быть статус Ожидает освобождения — он указывает, что бронирование началось при добавленном на столе заказе. В Схеме зала данный стол будет жёлтого цвета с пометкой «● Конфликт»
  • Поиск — найти бронирование по имени или номеру телефона клиента

История

• В истории отображается архив всех прошлых бронирований. Сверху — фильтры:
  • Также можно установить определённый период
  • Статус — Всё, Выполнены, Отменены и Не пришли
  • Промежуток времени, в котором отображается список бронирований
  • Поиск по имени или номеру телефона
• Под фильтрами — статистика карточками: общее количество бронирований, Выполненные, Отменённые и гости Не пришли
• Каждая карточка бронирования содержит дату, время, стол, имя клиента, телефон, количество человек и статус. Справа иконка глаза 👁️ или нажатие на бронирование справа открывает детали

Схема зала и статуса столов

• На главном экране в POS-терминале отображается схема зала. Столы показываются с дополнительной информацией:
  • Номер стола
  • Вместимость — иконка с количеством мест
  • Иконка замочка 🔓 — заблокирован стол или доступен
  • Иконка календаря 📅 — наличие бронирований или создание нового

• Переключайтесь между Залами по соответствующей кнопке слева сверху

Создание, редактирование и завершение бронирования

• Для создания нового бронирования в зале возле нужного заказа нажмите на иконку календаря 📅

• Или в приложении Бронирование столов → снизу нажимаете НОВОЕ БРОНИРОВАНИЕ

• В следующей форме заполняете:
  • При необходимости устанавливаете Зал и Стол
  • Дата, Время начала, Длительность — после заполнения появится зелёный блок с рассчитанным временем окончания с учётом буфера
  • ФИО клиента
  • Телефон — номер телефона должен быть формата +380ХХХХХХХХХ
  • Устанавливаете Количество гостей
  • Комментарий — при необходимости укажите дополнительную информацию по бронированию, заполнять не обязательно
• И далее нажимаете Создать

☝🏻Если стол уже занят на указанное время — форма не позволит сохранить бронирование.

Объединение столов для больших компаний

• Если для компании нужно больше мест, чем вмещает один стол:
  • В форме нового бронирования нажмите + Объединить столы под полем выбора стола
  • Форма закроется, откроется режим выбора на схеме зала с баннером Выберите столы для объединения
  • Нажимайте на нужные столы — они подсвечиваются бирюзовым
  • Счётчик сверху показывает «Выбрано столов: N»
  • Нажмите Подтвердить объединение
• После подтверждения вы возвращаетесь к форме бронирования. В ней появляется жёлтый блок «🔗 Объединено с: Стол N» с кнопками Редактировать (изменить выбор) и Отменить (разъединить)

• На Схеме зала объединённые столы обозначаются пунктирной бирюзовой рамкой, а под каждым из них — бейдж с номером парного стола (например, на Столе 2 — «🔗 Стол 3», на Столе 3 — «🔗 Стол 2»)

Детали бронирования

• В приложении Бронирование столов или в Схеме зала можно просмотреть ближайшие бронирования на столах на сегодня, нажав на иконку календаря

• Отображаются следующие блоки:
  • Стол — Зал, Стол, Вместимость стола/ов и Количество гостей
  • Дата и время — когда проводилось бронирование и его период
  • Данные клиента
  • Комментарий, в случае если был добавлен
  • Действия — дополнительные кнопки для управления бронированием

Действия с бронированием и его закрытие

• В Запланированных бронированиях в секции Действия доступны следующие 4 кнопки:
  • Редактировать — изменить дату, время, длительность, комментарий или другие данные
  • Позвонить — быстрый звонок клиенту
  • Не пришли — отметить, что гости не пришли. Также данный статус устанавливается автоматически через определённое время, которое настроили ранее в приложении Бронирование столов в Панели администрирования в пункте Автоматически менять статус на «Не пришли»
  • Отменить — дополнительно при отмене бронирования можно будет указать Причину отмены
• Отдельно снизу кнопка Гости пришли нажимается, когда гости зашли в заведение: бронирование активируется и можно открывать чек

• В Активных бронированиях в секции Действия в активном бронировании доступны следующие 2 опции:
  • Позвонить — быстрый звонок клиенту
  • Завершить — завершает активное бронирование
• Также снизу дополнительная кнопка Продлить время — если гости задерживают бронирование больше запланированного времени — нажимая на данную кнопку продлеваете бронирование
  • Обратите внимание, что если не продлевать время — бронирование будет автоматически закрываться после окончания бронирования и дополнительного времени, которое ранее было установлено в настройках приложения в поле Автоматически освобождать стол после окончания

• Дополнительно после проведения заказа (продажи) автоматически предложит снять бронирование со стола:
  • Да — закрывает бронирование и освобождает стол от гостей
  • Нет — продажа проводится, но бронирование на столе продолжает быть активным

Поведение стола

До наступления времени блокировки

• Стол работает как обычно — к нему можно добавлять посетителей и проводить заказы
• При наведении на стол отображается подсказка с информацией о будущем бронировании:
  • Бронирование стола в 19:00 | Имя клиента | Количество человек. Стол свободен до 19:00
• При нажатии на стол появляется небольшое окно Есть бронирование с подтекстом, когда начнётся бронирование и двумя кнопками:
  • Детали бронирования — просмотреть соответствующее бронирование
  • Открыть стол — работать со столом и посетителями как обычно

После наступления времени блокировки

• Стол закрывается для новых чеков. При попытке открыть стол появится предупреждение об активном бронировании
• Когда гости бронирования пришли — нажмите Гости пришли в деталях бронирования, после чего стол станет доступным для открытия чека под эту компанию

Распространённые сценарии

Гости пришли раньше договорённого времени. — В деталях бронирования нажмите Гости пришли — стол сразу активируется.

Гости не пришли. — Подождите — система сама поставит статус Не пришли через время, заданное в настройках. Или отметьте вручную в разделе Действия деталей бронирования.

Клиент хочет перенести бронь. — Откройте детали бронирования → Редактировать → измените дату/время → снизу Сохранить.

Клиент отменяет по телефону. — Найдите бронирование во вкладке «Календарь» или через поиск по телефону → откройте детали → Отменить → при необходимости можете добавить Причину отмены или отменить без неё.

Пришла большая компания, нужно больше мест. Создайте новое бронирование → нажмите Объединить столы → выберите несколько соседних столов → подтвердите объединение.